Деловой этикет. Правила поведения, общения, дресс-кода - Вос Елена - Страница 30

• Предыдущая
• 30/38
• Следующая

Важно держать документы, счета, записные книжки и папки закрытыми. К приходу уборщицы документы следует убрать в стол.

Недопустимо заглядывать в монитор сослуживца, так же как и в его документы, лежащие на столе, – рабочий стол считается личным пространством сотрудника.

Брать вещи с чужого стола, даже если это офисный инвентарь, без предупреждения не полагается.Личный мобильный телефон допустим на рабочем столе, однако лишь для кратких разговоров.

Речевой этикет

Речевой этикет важен и во время светской беседы, и в деловом разговоре. Следование речевому этикету укрепляет доверие и выражает уважение между собеседниками, демонстрирует профессионализм и общий уровень культуры.

Деловой или светский разговор подразделяется на начало (приветствие и/или знакомство), основную часть и заключение/прощание.

Речевой этикет предписывает использование вежливых формул, устойчивых фраз и выражений, соответствующих каждой части.

В деловой обстановке ключевые фразы определяются местом общения, личностью и статусом собеседников, их производственными взаимоотношениями, целью и мотивом разговора.

Если формальное деловое общение ведется на «вы», переход на «ты» осуществляется по обоюдному решению. Совещание, переговоры, презентация, присутствие деловых партнеров или клиентов меняют допустимое обращение по имени на обращение по имени-отчеству.

Неформальная обстановка: юбилей, вечер, корпоративная вечеринка – допускает упрощенную форму общения, но не для всех участников. Мотивы и цели разговора часто предполагают выражение особого уважения.

Для поддержания беседы рекомендуется овладеть правилами small talk – маленького разговора. Для него часто используются вопросы, комплимент, темы погоды, спорта, путешествий.

Важно, чтобы в процессе разговора собеседники сохраняли доброжелательное отношение друг к другу, умело выбирали уместные темы.

В деловом общении лица, занимающие более высокий пост, обладают приоритетом для начала и окончания разговора.

В разговоре следует уделить внимание правильности речи. Говорите небыстро и четко, при этом поддерживайте с собеседником зрительный контакт.

Показателями речевого этикета являются: словарный запас собеседников, грамматика и правильные ударения, стилистика речи, порядок слов.

Шептаться с собеседником не полагается. Сообщая конфиденциальную информацию, лучше отвести партнера в сторону.

Не следует употреблять лишние междометия, грубые слова, даже когда вы хотите выразить эмоции. Во время спора не надо злиться и доказывать правоту на повышенных тонах. Просьбу необходимо выразить в предельно вежливой форме.

И служащим среднего звена, и руководителям следует избегать уменьшительно-ласкательных обращений: «рыбка», «лапонька», это противоречит деловой атмосфере.

Общение в определенных кругах формирует свои специфические формы и выражения, их следует и допустимо поддерживать.

Руководитель

Современный деловой этикет предписывает нормы и правила взаимодействия между руководителем и сотрудниками, отражающие субординацию, соподчиненность и правила поведения всех участников трудового процесса.

Согласно статистике, руководители среднего и верхнего звеньев отводят не менее половины своего рабочего времени общению с подчиненными.

Взаимоотношения между руководителем и подчиненными, стиль руководства часто определяют деловой и социальный климат в коллективе, влияют на результативность труда. Уважительное отношение со стороны руководителя и индивидуальные контакты с сотрудниками создают благоприятную производственную обстановку.

Руководитель, располагающийся в личном кабинете, встает, если к нему входит посетитель. При этом следует застегнуть пуговицу пиджака. Однако вставать при появлении в кабинете вызванного сотрудника не нужно, достаточно вежливо предложить ему пройти и сесть.

Мужчине, а также женщине-сотруднице более низкого ранга допустимо указать на предлагаемое место, для этого достаточно жеста.

Женщине-посетительнице указывать на конкретное место нетактично, лучше сказать: «Садитесь, где вам будет удобно».

Общаясь с посетителем, руку первым подает хозяин кабинета, при этом возраст и пол не имеют решающего значения. Протягивать руку для рукопожатия через стол нетактично, лучше сделать шаг навстречу.

Критика

Руководителю не следует делать выводы о проступке подчиненного, основываясь на непроверенных данных, подозрениях, намеках других сотрудников. Нельзя перекладывать свою вину на исполнителя. Если причиной производственного просчета стал неверный указ руководства, необходимо открыто признать случившееся. Честность руководителя укрепит его авторитет.

В случае совершения профессиональной ошибки, отступления от выполнения должностных обязательств, при ненадлежащем использовании служебного положения руководитель вынужден критиковать действия подчиненных, а иногда и выбирать меру штрафа или наказания. Несмотря на профессиональную или моральную ошибку или оплошность, совершенную сотрудником, руководителю следует действовать вежливо, в рамках действующего законодательства, согласно предписанным правилам и правовым нормам.

Разговор о промахе ведется в кабинете руководителя, но не в отделе и не в присутствии других сотрудников. Публичная критика считается нарушением правил служебного этикета. Эмоциональное выражение отношения к случившемуся так же, как и проявление личного негативного отношения к человеку, нетактично.

В процессе выяснения обстоятельств служебной ошибки следует узнать, от кого было получено задание, с кем вместе выполнялось.

Цель руководителя – не только выявить ошибки, но и разработать план по их исправлению.

Важную роль в конструктивном исправлении ошибки играют грамотная тактика и корректная манера ведения разговора руководителем. Упоминание о достижениях подчиненного поможет создать настрой на сотрудничество.

Чем быстрее состоится разговор, тем лучше, откладывать и долго ждать не стоит.

Если речь идет не о случайном промахе, а о систематически допускаемых ошибках, рекомендуется разъяснить, насколько важно исправление ситуации и для организации, и для самого сотрудника. В этом случае могут быть обозначены более серьезные меры наказания при повторении ошибок.

Подчиненные

Субординация между руководителем и подчиненным выражает распределение полномочий, иерархию взаимоотношений и ответственности сотрудников организации.

По правилам этикета к руководителю следует обращаться на «вы», по имени и отчеству. Исключение составляют творческие и молодежные коллективы.

Подчиненные первыми здороваются с руководителем, однако приоритет рукопожатия принадлежит вышестоящему должностному лицу.

Не менее важными элементами построения взаимоотношений между руководителем и подразделением являются его доступность и возможность общения. Пожатие руки, хвалебный отзыв, заинтересованность в работе сотрудника поднимают настроение и создают позитивную атмосферу в коллективе. Руководителям различных уровней и крупных концернов, и небольших фирм рекомендуется чаще выделять время для общения с коллективом.

Задача руководства – организация работы коллектива. Чтобы не только организовать рабочий процесс, но и пользоваться уважением подчиненных, руководителю следует выбрать верный тон в общении с ними. Недопустимы фамильярность, особенно по отношению к женщинам-сотрудницам, грубый, наставительный, повышенный тон, тем более крик, злоупотребление властью.

Руководитель, уважающий своих подчиненных, легче наладит с ними отношения и заслужит ответное уважение. Замечания, указания на ошибки, просьбы доработать материал следует выражать лично и наедине, для этого следует вызвать сотрудника к себе в кабинет, но не отчитывать в присутствии коллег. Об увольнении, повышении или понижении заработной платы, изменении в штатном расписании или условиях контракта следует сообщить лично, через секретаря, помощника или отдел кадров в исключительных случаях.

• Предыдущая
• 30/38
• Следующая